Moderatori sastanka, prof. Lauc i prof. Zima su pojasnili smisao i važnost izrade Akcijskog plana za Rome kao i nužnost aktivnog uključivanja nazočnih sudionika s područja Županije u njegovu izradu. Nazočni predstavnici lokalnih i regionalnih vlasti, institucija, udruga i Vijeća  su tijekom sastanka iznosili mišljenja i stavove o mjerama i područjima koje bi trebalo ugraditi u budući Akcijski plan. Sudionici su se također složili da mjere i aktivnosti u budućem Akcijskom planu trebaju biti realne i ostvarive s ciljem bolje integracije pripadnika romske nacionalne manjine u društvo. Tijekom sastanka odabrani su članovi radne skupine koji će sudjelovati u izradi Akcijskog plana te je dogovoreno da svi sudionici sastanka pošalju podatke koje imaju za svoje područje, a koji se odnose na rad s romskom populacijom radi početne analize stanja.

Pripremni sastanak za izradu Akcijskog plana organizirao je IPC u suradnji s partnerima na projektu - HILS iz Osijeka, Brodsko-posavskom županijom i Mrežom romskih udruga Hrvatske kroz projekt "Pravna inkluzija i održiva integracija Roma u Hrvatskoj" koji se financira sredstvima Europske unije iz programa IPA 2012 „Jačanje kapaciteta organizacija civilnog društva za osiguravanje djelotvorne provedbe standarda EU u ostvarenju ljudskih prava“ i kojeg sufinancira Ured za udruge Vlade RH.